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除調查報告以外,還有大量的專業(yè)性報告,比如市場預測報告、經濟活動分析報告、審計報告、納稅檢查報告等,我們統(tǒng)稱為報告書,它是現(xiàn)代社會常用的文書形式。報告書與行政公文中的報告類文體不同,報告書指的是通過周密的調查、科學的分析、深入的研究之后形成的書面報告。除了上面所舉幾種外,還包括考察報告、實驗報告、業(yè)績報告、國際投資環(huán)境報告、市場調查報告、可行性研究報告等。這類報告所表達的不是個人的意見或情況,而是對客觀事物進行調查研究之后反映客觀事實的書面報告。臺灣地區(qū)的行政公文中也有報告這一文種,但它的使用多為下級機關、學校、人民團體、僚屬向上級機關或首長陳述本單位或私人的偶發(fā)事故,請求上級了解、批準、幫助解決時所用。盡管各類報告書撰寫的目的不同,涉及的專業(yè)領域不同.具體運用的專業(yè)分析方法不同,但是其寫作步驟、基本結構與調查報告有很多相同之處。所以,學好典型的調查報告的寫作,將有利于專業(yè)報告書的撰寫。
(一)報告書的作用
報告書的調查過程多為有組織、有計劃地采用科學方法與手段進行,具有調查周期長、耗費資金大、實用價值高、科學性強的特點,其結論與建議往往具有決策參考價值。首先,可以為行政部門決策提供依據;其次為企業(yè)決策提供依據;第二為科學判斷提供依據;第四為采取某種行動提供依據,如推廣先進經驗、采取處罰措施等。
(二)報告書的寫法
通過對調查報告的學習,我們已經了解報告書寫作的基本步驟、調查方法以及常用結構,具體到不同的報告書,又有一些不同的方法。
國際投資環(huán)境研究報告。基本內容包括背景、人口、物產、進出口政策、當地生產情況、本國商人在該國投資情況、本項投資在該國的發(fā)展前景以及應注意的事項等。這類報告書所報告的是一個國家或地區(qū)整體的政治、經濟、文化、語言環(huán)境等,而不是個別商品市場,每一項資料對投資者都很重要,稍有失誤.將會給投資者帶來不便。
市場預測與市場分析報告。主要是對某一產品某時間段在某一地區(qū)的銷售前景進行分析、預測、評述,為決策提供依據。它有側重分析與評述的,有側重前景預測的,有側重提供信息的。主要應包括當前市場狀況、某商品目前銷售狀況、分析與評判、未來銷售預測、意見與建議等。信息報告常采用表格形式。其預測和分析方法主要有:定性預測法(主觀預測法)、定量預測法(客觀分析法、統(tǒng)計預測法)、對比分析法、因素分析法、動態(tài)分析法等。
業(yè)績報告。股份制企業(yè)向股東報告企業(yè)經營狀況的報告書。一般每年報告兩次,包括一次中期報告。大致由以下幾部分組成:財務報告(資產負債表、損益表、財務指標分析),經營業(yè)績分析(分析、展望),股本結構變動及紅利分配(股本結構、主要股東持股情況),重大事項揭示(股東大會、重大訴訟仲裁事項),備查文件及查閱地址等。
審計報告。是由國家審計機關、社會審計組織或被審計單位主管部門授權有關審計人員在審計后所寫。主要包括資產負債表審計報告、資產評估審計報告、驗資審計報告、離任審計報告、工程審計報告等。其內容主要有審計概況、被審單位基本情況、審計中查明的主要問題(包括問題的性質、造成的影響、經濟損失程度、后果等)、處理意見及建議。審計報告的寫作要實事求是,用數字和證據說話,引用的法規(guī)、制度等條文要準確。
稅務稽查報告。主要有納稅檢查的依據、目的、項目,被查單位或個人納稅的基本情況,存在的問題和錯誤,處理意見和建議。在文書中要寫明問題或錯誤的性質、涉及的稅款金額、采用的手法、補繳追繳及罰金的數額、建議行政或司法處理的方式等.
(三)報告書的寫作要求
1.搜集豐富、真實、可用的各類材料運用各種有效手段進行深入調查,必要時可進行現(xiàn)場試驗、專家咨詢。
2.選擇恰當的文體形式
不同的報告書有不同的適用范圍,語氣表達有時也不一樣,要注意區(qū)分和選擇。
3.堅持客觀性
不管哪種報告書,都要注意用數據和事例說話,在此基礎上,使用說明和議論的方法,進行深人的分析,揭示個別現(xiàn)象中存在的帶普遍意義的內容。
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