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1，擬辦
擬辦是一項輔助決策活動。由有關(guān)人員對文件進行閱讀分析，提出處理意見的建議，提供可供選擇的方案，供領(lǐng)導審核定奪的活動。
做好擬辦工作，應(yīng)注意：
(1）弄清文件的意圖、問題的性質(zhì)與實際情況；
(2）意見要簡明、具體、得體；
(3）如所提方案有兩個或兩個以上，應(yīng)將側(cè)臥身性意見排在前；
(4）在“公文處理單”中工整、清晰地填寫好意見，簽注姓名、日期；
(5）對領(lǐng)導采納自己的方案有一定把握時，也可直接摹擬復文文稿供審核定奪。
2，請辦
需請辦的文件可以分為三種類型：注批件、注辦件、函辦件。
注批件。即直接注“請某某同志批示”的文件。辦理注批件要把握這樣幾點：一是對于請示的問題比較重大，不需要辦文部門協(xié)調(diào)、補充說明的，要注請領(lǐng)導同志批示。二是對于注請領(lǐng)導批示的請辦件，應(yīng)同時分送有關(guān)領(lǐng)導和主管部門閱看，以便相互通氣，加快辦理速度。三是對于一些特殊件，如確需直接注請領(lǐng)導批示，可先同領(lǐng)導同志的秘書聯(lián)系協(xié)調(diào)，然后再注請辦理。不能隨便直接注請領(lǐng)導人批示。特別是有些請示，有關(guān)部門意見不一致，不便領(lǐng)導表態(tài)的，更不能直接注請領(lǐng)導人去批示。
注辦件。就是注“請某某部門研辦”的文件。注辦方式包括：請某某部門研辦，請某某部門商某某部門研辦，請某某部門研處，請某某部門研究提出意見，請某某部門商某某部門研究提出意見。辦理注辦件要注意把握三點：一是注意“研辦”與“研究提出意見”的區(qū)別。對“研辦”件，承辦部門可以自行批復請示單位。注明“研究提出意見”，是表示征求意見，要求有關(guān)部門提出辦理意見供上級領(lǐng)導機關(guān)辦文參考，主辦者實際上是請示件的主送機關(guān)。比如，關(guān)于紀念設(shè)施問題，地、市委請示省委，省委辦公廳的辦文部門可請省委宣傳部研究提出意見，省委宣傳部的意見反饋給省委辦公廳后，由省委辦公廳報省委同意，而后再以省委名義報黨中央、國務(wù)院審批。二是請某某部門商某某部門研辦的件，兩個承辦部門，以前者為主，由前者牽頭承辦。牽頭單位應(yīng)當充分征求商辦單位意見。如果兩個單位意見不一致時，應(yīng)將兩種意見同時報上級機關(guān)酌定。三是注辦件的分送范圍要得當。一般請部門研辦、研究提出意見的文件都應(yīng)當分送有關(guān)領(lǐng)導同志，使領(lǐng)導同志知道某文件已由某個部門承辦。如果主管領(lǐng)導對請示有批示，可由辦文人員直接告知承辦單位。
函辦件。就是用函的形式通知有關(guān)部門研究提出辦理意見的文件。辦理函辦件要注意三點：一是請示件中的內(nèi)容涉及幾個部門，需要各方面征求意見，又不便于請某一個部門承辦的，辦公廳（室）可分別發(fā)函。函中可寫明：“現(xiàn)將某某請示轉(zhuǎn)去，請就某某方面的問題研究提出意見。”二是辦公廳（室）領(lǐng)導同志有批示的文件，而該批示不便于和承辦部門見面，就用發(fā)函的形式，并可以把“此件是領(lǐng)導同志交辦的”這樣的消息向承辦部門傳遞過去。三是一些特急件，需要限定承辦部門在一定期限內(nèi)辦完，用函的形式可以說清楚。
3．批辦
批辦是指有關(guān)負責人認真閱讀分析文件后，提出處理意見。這是一項由法定責任者履行法定的事務(wù)處置權(quán)的決策活動，規(guī)定了對具體文件的處理方法、程序、具體承辦責任、承辦原則與要求等，對公文效用的實現(xiàn)具有決定性影響。
批辦公文時應(yīng)注意：
(l）不越權(quán)批辦；
(2）嚴格控制批辦范圍；
(3）批辦意見明確、具體、切實可行；
(4）采取措施保證批辦意見執(zhí)行；
(5）如待辦問題自己無權(quán)或無法處置，可將批辦改為擬辦；
(6）填“公文處理單”。
4．承辦
承辦是指具體承接處置文件內(nèi)容所針對的事務(wù)與問題的活動。是公文處理的中心環(huán)節(jié)。為使文件所涉及的問題得到解決，承辦可采取召集會議、面談討論、電話溝通、實地調(diào)查指導、現(xiàn)場協(xié)調(diào)布置等。承辦是各級機關(guān)的重要職責，其依據(jù)是有關(guān)法規(guī)、指令、決定等。更具體的是上級領(lǐng)導依照法規(guī)、決議等作出的批示、口頭指令或以其它形式傳授的意圖。
承辦公文應(yīng)注意：
(l）吃透有關(guān)法規(guī)、方針政策；
(2）加強調(diào)查研究；
(3）努力協(xié)調(diào)各方關(guān)系；
(4）有效運用各種承辦方式；
(5）分清主次、緩急；
(6）各級領(lǐng)導也應(yīng)積極參與承辦工作；
(7）對承辦結(jié)果注意檢查和監(jiān)督。
5．審核
從一定意義上說，審核是擬稿工作的延續(xù)，而另一方面它又是終審定稿工作的一個組成部分。審核具有全面性，無論公文內(nèi)容還是形式或程序都在核查之列，如下幾個方面為其重點：
(l）是否需要行文；是否具備行文條件；發(fā)文名義是否合適，有無錯用。
(2）文種是否正確、規(guī)范；行文方向是否正確、準確，有無多頭主送、濫抄濫報、違制越級行文等現(xiàn)象；公文能否對受文者產(chǎn)生預計的影響。
(3）公文內(nèi)容是否合法；是否真實準確、明確具體、界線清楚、前后一致、切實可行、詳略得當。
(4）公文格式是否規(guī)范、正確；文體是否正確；結(jié)構(gòu)是否齊全完整。
(5）語言表達是否簡明、得體、條理；是否合乎語法、邏輯；是否準確，易于理解、沒有歧義；主題是否明確突出，人名、地名、時間數(shù)字、引文是否規(guī)范、準確；標點是否正確，字跡是否工整、清晰、規(guī)范。
(6）公文是否經(jīng)一定會議討論通過；是否經(jīng)過會商；是否需要上報并已獲批準。
6．簽發(fā)
簽發(fā)是對文稿的又一次全面核查，更是對公文質(zhì)量與正式效用的最終確認。簽發(fā)人在批注之前，必須對文稿做全面審核，及時糾正或彌補文稿中的錯漏，確認無誤后再批正式發(fā)出意見并簽注姓名和日期。文稿經(jīng)簽發(fā)或定稿后，其他人不經(jīng)簽發(fā)人同意，均不得對其再做任何修改，否則將負行政或法律責任。
根據(jù)簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)被分為正簽、代簽、核簽、會簽等數(shù)種。正簽指簽發(fā)人在自身法定職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文，如機關(guān)負責人簽發(fā)以機關(guān)名義對外發(fā)出公文。代簽指根據(jù)授權(quán)代他人簽發(fā)公文。核簽（又稱加簽）指上級領(lǐng)導人簽發(fā)下級機關(guān)或部門的重要公文。會簽則指兩個或兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文時，由各機關(guān)的領(lǐng)導人共同簽發(fā)公文。
要做好簽發(fā)工作必須注意以下兒點：
(1）不得越權(quán)簽發(fā)公文。各級領(lǐng)導者只能對自己職權(quán)范圍內(nèi)的公文負責，只能簽發(fā)自身權(quán)限所及的公文。根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，以機關(guān)名義制發(fā)的公文，由機關(guān)領(lǐng)導人簽發(fā)。其中內(nèi)容重要或涉及面廣的公文由正職領(lǐng)導人或主持日常工作的副職領(lǐng)導人簽發(fā)。有些公文也可由機關(guān)秘書長或辦公廳（室）主任根據(jù)機關(guān)領(lǐng)導人的授權(quán)代簽。以機關(guān)內(nèi)設(shè)部門名義發(fā)文時，由部門領(lǐng)導人簽發(fā)；會議決議、會議紀要等，由會議主持人簽發(fā)。
(2）必須“先核后簽”。需核稿的公文必須審核完畢后再簽發(fā)而不得先簽發(fā)再核稿，以確保公文有效。
(3）聯(lián)合發(fā)文時，必須做好會簽工作，使各機關(guān)或部門領(lǐng)導人均履行簽發(fā)手續(xù)。(4）必須在“發(fā)文稿紙”相應(yīng)欄目內(nèi)批注定稿及發(fā)出意見（如“發(fā)”、“急發(fā)”等）并簽注完整的姓名與日期，不要只簽姓或只簽名，不要只簽姓名不批注意見。如為代簽應(yīng)標注“代”、“代簽”等字樣。所有，如需轉(zhuǎn)載或摘錄請注明出處：中國文秘資源網(wǎng) http://.zgdoc中國文秘資源網(wǎng) - 您身邊免費貼心的文秘專家 - 歡迎訪問WwW.ZgdoC
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